KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH w Fundacji OPEN SCIENCE CONSERVATION FUND
W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), Fundacja OPEN SCIENCE CONSERVATION FUND (OSCF) informuje, że dokłada szczególnej staranności w zakresie ochrony danych osobowych i poszanowania praw osób, których dane dotyczą.
Wobec niniejszej informacji prezentujemy prawa jakie Pani/Pan posiada w związku z nowymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków jakie musi spełnić OSCF wobec Pani/Pana na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny).
I. Informujemy, że Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja OPEN SCIENCE CONSERVATION FUND z siedzibą w Białowieży (17-230) przy ulicy Stoczek 1. W sprawie ochrony danych osobowych prosimy o kontakt listowny lub pocztą elektroniczną na adres: contact@os-conservation.org.
II. Pani/Pana dane przetwarzamy w następujących celach oraz w oparciu o następujące podstawy prawne:
• prowadzenia prac badawczych, prowadzenia prac rozwojowych oraz wdrażania wyników tych badań do praktyki ochrony i zarządzania zasobami przyrody, wspierania osób rozpoczynających karierę naukową, współpracy z uczelniami, instytutami badawczymi, towarzystwami naukowymi w szczególności w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych, rozwijania międzynarodowej współpracy naukowej, m.in. poprzez tworzenie i prowadzenie wspólnych projektów badawczych, upowszechnianie i popularyzacja wiedzy naukowej (ww. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO, Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, Statutu OSCF z dnia 27.03.2018 r. oraz innych aktów prawnych, a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie uprawnienia pracodawcy wynikającego z art. 22 kodeksu pracy i w zakresie: imienia i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania, adresu do korespondencji, wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie Pani/Pana zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, tj. danych osobowych innych niż wskazane w punkcie powyżej, przekazanych w CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach; podstawą przetwarzania jest ww. zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
• w celu przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych, na podstawie Pani/Pana zgody na przetwarzane danych osobowych przekazanych w CV, formularzu, liście motywacyjnym i innych dokumentach. Podstawą przetwarzania jest ta zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• w celach archiwalnych (czy dowodowych), (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 7 ust. 1 i 3 RODO),
• wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych,
• w celu zawarcia umowy, wykonania umowy (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
III. Informacja o odbiorcach danych osobowych:
Pani/Pana dane będziemy mogli udostępnić również uprawnionym instytucjom określonym przez przepisy prawa oraz podmiotom, z którymi zawarliśmy umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. W szczególności może dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań technologicznych (dostawcy usług teleinformatycznych), organizacyjnych. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacje nt. zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane należy wysłać stosowna prośbę na adres wskazany w pkt I.
IV. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego (spoza EU).
V. Okres retencji – jak długo będziemy przetwarzać Pani/Pana dane osobowe?
Będziemy przetwarzać Państwa dane nie dłużej niż to konieczne:
a) W zakresie danych przetwarzanych na podstawie Pani/Pana zgody – do chwili jej odwołania.
b) W zakresie danych, które Administrator przetwarza w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO – przez okres niezbędny wynikający z przepisów prawa, np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych – na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
c) Po zrealizowaniu celu pierwotnego, dla którego Pani/Pana dane zostały zebrane (np. realizacja umowy, realizacja projektu naukowego), Państwa dane będą przetwarzane dla
celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi, a także przez okres niezbędny w celu ochrony przed roszczeniami, dochodzenia roszczeń
(czyli przez okres ich przedawnienia).
VI. Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,
c) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
d) prawo do usunięcia danych osobowych, o ile realizacja tych praw będzie zgodna z obowiązującymi przepisami, w szczególności z RODO,
e) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa),
f) prawo wycofania zgody.
W zakresie, w jakim Pani/Pana dane są przetwarzane na podstawie zgody, ma Pani/Pan prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej wycofaniem. Zgodę można wycofać w takiej samej formie, w jakiej zgoda została udzielona.
VII. Obowiązek podania danych:
a) W zakresie danych osobowych, które Administrator przetwarza na podstawie Państwa zgody – podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale często konieczne
np. do wzięcia udziału w badaniach, projekcie naukowym, konferencjach naukowych, procesie rekrutacyjnym.
b) W zakresie danych, które Administrator przetwarza w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO, podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe.
VIII. Pani/Pana dane nie będą profilowane, nie będzie również dochodziło do automatycznego podejmowania decyzji.